Comprendre l’analyse automatique d’un document

L’analyse automatique permet à Verebona de lire les documents que vous ajoutez, d’en identifier les informations utiles et de faciliter leur classement, leur rattachement à un bien et leur suivi.

Lorsque vous ajoutez une facture, un contrat, une attestation ou un autre justificatif, Verebona peut en examiner le contenu pour vous éviter de recopier manuellement les informations qui y figurent.

Selon le document, l’application peut reconnaître sa nature, extraire certaines données, proposer un classement, retrouver le bien concerné, compléter des informations autorisées ou repérer des échéances utiles.

L’objectif : gagner du temps dans l’organisation et le suivi de vos biens, tout en conservant la maîtrise des informations importantes.

Que peut faire l’analyse automatique ?

Comprendre le document — Verebona tente de reconnaître la nature du fichier : facture d’achat, contrat, attestation, justificatif d’entretien, document administratif, etc.

Extraire les informations importantes — Selon le contenu disponible et lisible, l’analyse peut retrouver une date, un montant, un fournisseur, une référence ou des renseignements relatifs à un bien ou à une garantie.

Proposer un nom et un classement — Verebona peut proposer un titre compréhensible, une rubrique et un type de document adaptés à son contenu.

Identifier le bien concerné — Si le document se rapporte à un logement, à un véhicule ou à un autre bien enregistré dans votre compte, Verebona peut tenter de le rattacher au bon bien.

Compléter les informations d’un bien — Les informations extraites peuvent contribuer à renseigner certains champs, par exemple une date d’achat, un prix ou une référence, lorsque les règles de fiabilité et de modification l’autorisent.

Repérer des échéances — Une date de garantie, d’entretien ou de renouvellement peut être exploitée pour proposer ou organiser un suivi lorsqu’une règle métier le prévoit.

Exemple concret : vous ajoutez une facture d’achat

Vous venez d’acheter un lave-linge et vous importez sa facture dans Verebona. Si les informations figurent sur le document et sont suffisamment lisibles, Verebona peut :

1. Reconnaître le justificatif — Identifier qu’il s’agit d’une facture d’achat.
2. Extraire des données — Relever le vendeur, la date, le montant et éventuellement la référence du produit.
3. Proposer un classement — Suggérer un titre et une catégorie documentaire adaptés.
4. Rechercher le bien associé — Rapprocher la facture du lave-linge déjà enregistré, si celui-ci peut être identifié.
5. Exploiter les informations utiles — Compléter certaines données autorisées ou identifier une éventuelle échéance de garantie, si les preuves et les règles le permettent.

Vous pouvez ainsi retrouver la facture et les informations qui en ont été extraites sans devoir tout ressaisir. Si Verebona hésite entre plusieurs biens ou rencontre une information contradictoire, il peut vous demander de confirmer la bonne réponse.

Que fait Verebona seul et quand devez-vous intervenir ?

Traitement automatique — Certaines informations peuvent être enregistrées ou mises à jour lorsqu’elles sont suffisamment fiables et que les règles de Verebona le permettent.

Validation utilisateur — Lorsqu’une information est ambiguë, qu’un rattachement n’est pas sûr ou qu’une nouvelle preuve contredit une valeur protégée, Verebona peut demander votre décision dans « À traiter ».

Protection de vos décisions — Une valeur que vous avez explicitement validée n’est pas remplacée silencieusement par une nouvelle analyse.

Comment se déroule l’analyse ?

1. Ajoutez le document — Le fichier est enregistré dans Verebona.
2. Laissez le traitement se poursuivre — L’analyse s’effectue en arrière-plan, sans nouvelle saisie de votre part.
3. Consultez le résultat — Retrouvez le document dans « Mes documents » ou depuis la fiche du bien concerné.
4. Intervenez si nécessaire — Si une confirmation, un rattachement ou un arbitrage est demandé, ouvrez « À traiter ».

Comprendre les statuts d’analyse

En cours d’analyse — Le document a été enregistré et son traitement n’est pas encore terminé.

Analysé — Le traitement s’est terminé. Cela ne garantit pas que toutes les informations du document ont pu être reconnues.

Validation requise — Une ou plusieurs propositions nécessitent votre intervention.

Conflit détecté — Des valeurs contradictoires doivent être départagées avant qu’une décision puisse être appliquée.

Échec — L’analyse n’a pas abouti. Le document peut néanmoins avoir été correctement importé et rester consultable.

L’analyse peut-elle se tromper ou ne rien reconnaître ?

Oui. Les résultats dépendent notamment de la lisibilité du document et de la présence réelle des informations recherchées.

Une photographie floue, un fichier incomplet, une facture peu détaillée ou une donnée absente peuvent limiter l’analyse. Verebona ne présente pas comme certaine une information qui n’est pas suffisamment justifiée. Vous pouvez vérifier les informations disponibles et corriger les champs modifiables.

Si l’analyse échoue ou paraît anormalement longue, évitez d’importer plusieurs fois le même fichier. Consultez l’article « L’analyse d’un document est longue ou a échoué ».

Où retrouver les résultats ?

Mes documents — Pour consulter le fichier, son classement et les informations associées.

Fiche du bien — Pour retrouver les documents rattachés et les informations du bien.

À traiter — Pour répondre aux demandes de confirmation, de rattachement ou d’arbitrage.

Historique des enrichissements — Pour consulter les modifications automatiques qui ont été enregistrées.

À retenir

L’analyse automatique facilite l’organisation de vos documents et la mise à jour des informations utiles à vos biens. Elle peut faire gagner du temps, mais ne garantit pas une extraction exhaustive et ne remplace pas les validations nécessaires.